Conhecer e entender como a atividade Compras impacta no seu negócio pode levar sua empresa a um grande diferencial frente aos concorrentes. Vejamos um exemplo simples:
- Empresa A: faturamento de R$200milhões/ano
- Margem de lucro: 10% (R$20milhões)
- Custo de materiais e serviços: 50% do faturamento (R$100milhões)
Se A resolve reduzir seus custos em 5%, ela contribui em gastar MENOS R$5milhões, ou seja, aumenta sua margem e consequentemente seu lucro. E isso equivale, em nosso exemplo, em faturar 25% A MAIS (aumento de R$5milhões no lucro).
O que está mais no domínio da empresa A? Reduzir os custos em 5% ou aumentar seu faturamento em 25%?
Existem muitas formas de conseguir reduzir os custos. Não é apenas uma questão de ter o menor preço. Se o preço é baixo, mas a gestão é ineficiente, o custo aumenta. E é por isso que é necessário executar essa atividade utilizando as estratégias adequadas a cada tipo de compra.
Por isso, reunimos nesse artigo as estratégias mais eficazes para gestão de compras, para que essa área da sua empresa seja tão eficiente quanto as outras. Vamos conhecê-las?
A primeira estratégia é o Strategic Sourcing (fundamental para os itens A)
Identificar seus gastos principais e tratá-los de maneira diferenciada é o primeiro passo para a excelência na gestão de compras. A metodologia Strategic Sourcing trata cada categoria (material ou serviço) da forma mais eficaz possível. Entretanto, é necessário que todas as informações referentes à categoria estejam disponíveis, como demandas históricas e futuras, especificações técnicas completas, fornecedores homologados, negociações passadas, entre outras. Isso porque a metodologia irá analisar a categoria sob diferentes óticas e provavelmente propor soluções alternativas ou até então não convencionais para alcançar o melhor resultado possível.
Essa estratégia é importantíssima para uma gestão de compras eficaz. O comprador passa a ser um expert nos mercados que negocia, podendo inclusive auxiliar a empresa em momentos de crise até mesmo global, como a que atualmente enfrentamos durante esta pandemia.
Para os itens B/C: padronização e acordo de fornecimento
A padronização é uma necessidade para indústrias que produzem itens em série e parece se aplicar somente nessas situações. Porém, se aplica em vários segmentos, pois a não padronização pode afetar o custo total de quaisquer materiais. Voltando ao exemplo da Empresa A, se ela tiver várias filiais e cada uma delas consumir um tipo de material para limpeza (marca, tamanho, tipo), isso significa gerenciar (estoques, forncedores, preços) mais itens que servem para o mesmo objetivo, aumentando o custo dessa gestão.
Ao padronizar, otimiza-se o número de itens a controlar e gera-se oportunidades para melhores negociações. À partir daí, parte-se para a segunda etapa que é criar o acordo de fornecimento. Todas as empresas deveriam ter o maior número de acordos de fornecimento possível. Um acordo bem feito significa dedicar um tempo maior para entender todas as características da demanda, escolher o fornecedor adequado e negociar as regras operacionais e comerciais da compra durante a validade do acordo. Dessa forma, ficará a cargo do gestor, garantir o cumprimento das regras do acordo durante o fornecimento.
Automatização: Otimizar a Gestão de Tempo
Esta não é exatamente uma estratégia de compras, porém é uma tendência sem volta. Automatizar cada vez mais processos é uma necessidade para as atividades operacionais em compras. Tanto para execução dos processos de Strategic Sourcing (que possui etapas operacionais, mas também requer guarda do processo para histórico ou mesmo auditorias) como para a formatação e cumprimento dos acordos de fornecimento, existem ferramentas eletrônicas disponíveis no mercado. Para compras spot (aquelas que são feitas esporadicamente) também existem ferramentas. As melhores ferramentas? Depende de uma série de parâmetros como solução tecnológica que a empresa possui, número e nível de transações de compras efetivadas, etc.
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